Was ist SharePoint und wie funktioniert diese Zusammenarbeitsplattform?

SharePoint ist eine webbasierte Kollaborationsplattform von Microsoft, die als zentraler Knotenpunkt für Teamarbeit und Dokumentenverwaltung dient. Die Plattform ermöglicht es Unternehmen, Informationen an einem zentralen Ort zu speichern, zu organisieren und zu teilen. SharePoint lässt sich je nach Bedarf als Intranet, als Teamarbeitsplattform für einzelne Abteilungen oder als unternehmensweites Dokumentenmanagementsystem einsetzen.

Die Funktionsweise von SharePoint basiert auf sogenannten “Sites” oder “Websites”, die als Container für Dokumente, Listen, Kalender und andere Inhalte dienen. Jede Site kann individuell angepasst werden und verfügt über eigene Berechtigungseinstellungen. Die Benutzeroberfläche ist intuitiv gestaltet und orientiert sich an der bekannten Microsoft-Umgebung, was den Einstieg für Mitarbeiter erleichtert, die bereits mit Office-Produkten vertraut sind.

Welche Kernfunktionen bietet SharePoint für das Dokumentenmanagement?

Im Bereich des Dokumentenmanagements glänzt SharePoint mit zahlreichen leistungsstarken Funktionen. Zu den wichtigsten gehören Dokumentenbibliotheken, in denen Dateien nicht nur gespeichert, sondern auch mit Metadaten angereichert werden können. Diese Metadaten erleichtern später die Suche und Kategorisierung von Dokumenten erheblich.

Ein weiteres Highlight ist die Versionierung von Dokumenten. Jede Änderung wird in einer eigenen Version gespeichert, sodass frühere Zustände eines Dokuments jederzeit wiederhergestellt werden können. Die gleichzeitige Bearbeitung von Dokumenten durch mehrere Benutzer, insbesondere bei Office-Dateien wie Word oder Excel, ist ebenfalls möglich und verhindert Konflikte bei der gemeinsamen Arbeit.

Zusätzlich bietet SharePoint umfangreiche Suchfunktionen, mit denen Dokumente schnell und effizient gefunden werden können, selbst wenn sie in komplexen Ordnerstrukturen abgelegt sind. Die Volltextsuche berücksichtigt dabei nicht nur Dateinamen, sondern auch den Inhalt der Dokumente und die zugewiesenen Metadaten.

Wie verbessert SharePoint die teamübergreifende Zusammenarbeit?

Als Zusammenarbeitsplattform überwindet SharePoint die traditionellen Grenzen zwischen Abteilungen und standortübergreifenden Teams. Durch die Erstellung von Team-Sites können Gruppen in geschützten Bereichen zusammenarbeiten und ihren Arbeitsbereich nach eigenen Bedürfnissen gestalten. Kommunikationskanäle wie Newsfeed, Ankündigungen und Diskussionsforen fördern den Informationsaustausch und halten alle Teammitglieder auf dem aktuellen Stand.

Ein besonderer Vorteil von SharePoint liegt in der nahtlosen Integration mit anderen Microsoft-Produkten wie Teams, Outlook und den Office-Anwendungen. Dies ermöglicht einen reibungslosen Workflow, bei dem beispielsweise E-Mail-Anhänge direkt in SharePoint gespeichert oder Dokumente aus SharePoint heraus in Teams geteilt werden können.

Die Zusammenarbeit wird zudem durch gemeinsame Kalender, Aufgabenlisten und Projektmanagement-Tools unterstützt, mit denen Teams ihre Aktivitäten koordinieren und den Fortschritt verfolgen können. All diese Funktionen sind darauf ausgerichtet, die Kommunikation zu verbessern und Silos innerhalb des Unternehmens aufzubrechen.

Welche technischen Anforderungen sind für SharePoint zu beachten?

Die technische Implementierung von SharePoint kann je nach Unternehmensgröße und Anforderungen variieren. Grundsätzlich gibt es zwei Hauptoptionen: SharePoint Online als Teil von Microsoft 365 oder SharePoint Server als On-Premises-Lösung. SharePoint Online wird als Cloud-Service betrieben und erfordert keine eigene Server-Infrastruktur, während SharePoint Server auf unternehmenseigenen Servern installiert wird.

Für kleine und mittelständische Unternehmen ist SharePoint Online häufig die praktischere Lösung, da keine Investitionen in Hardware und weniger IT-Ressourcen für die Wartung erforderlich sind. Große Unternehmen mit spezifischen Compliance-Anforderungen oder umfangreichen Anpassungswünschen entscheiden sich häufiger für die On-Premises-Variante.

Die Benutzer benötigen einen modernen Webbrowser und idealerweise aktuelle Office-Anwendungen für die optimale Nutzung aller Funktionen. Für mobile Nutzung stehen spezielle Apps für iOS und Android zur Verfügung, die den Zugriff auf SharePoint-Inhalte von unterwegs ermöglichen.

Was kostet die Einführung von SharePoint als Dokumentenmanagementlösung?

Die Kosten für SharePoint variieren stark in Abhängigkeit vom gewählten Bereitstellungsmodell und dem Umfang der Implementierung. Bei der Cloud-Variante SharePoint Online fallen in erster Linie Lizenzkosten an. Diese sind bereits in verschiedenen Microsoft 365 Business- und Enterprise-Plänen enthalten, beginnend bei etwa 5 Euro pro Benutzer und Monat für Basic-Funktionen bis hin zu circa 35 Euro für Premium-Pakete mit erweiterten Funktionen.

Bei einer On-Premises-Installation von SharePoint Server müssen Unternehmen mit deutlich höheren Initialkosten rechnen. Diese umfassen Serverlizenzen, Client-Zugriffslizenzen (CALs) für jeden Benutzer sowie Hardware-Kosten für die erforderliche Infrastruktur. Hinzu kommen Kosten für die Installation, Konfiguration und regelmäßige Wartung durch IT-Spezialisten.

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Wie kann man SharePoint optimal für die eigenen Anforderungen konfigurieren?

Die hohe Flexibilität von SharePoint ermöglicht eine maßgeschneiderte Anpassung an die spezifischen Anforderungen jedes Unternehmens. Bei der Konfiguration sollte zunächst eine sorgfältige Analyse der bestehenden Prozesse und Workflows erfolgen, um die optimale Struktur der SharePoint-Umgebung zu planen.

Für ein effektives Dokumentenmanagement empfiehlt sich die Einrichtung einer durchdachten Taxonomie mit relevanten Metadaten. Diese erleichtern später die Organisation und das Wiederauffinden von Dokumenten erheblich. Die Festlegung klarer Berechtigungskonzepte ist ebenfalls entscheidend, um sensible Dokumente zu schützen und gleichzeitig die nötige Transparenz zu gewährleisten.

SharePoint bietet zudem zahlreiche Möglichkeiten zur Automatisierung von Geschäftsprozessen. Mit Microsoft Power Automate (früher Flow) können Workflows definiert werden, die beispielsweise bei Dokumentenänderungen Benachrichtigungen versenden oder Genehmigungsprozesse starten. Für komplexere Anpassungen steht die SharePoint Framework (SPFx) zur Verfügung, mit der Entwickler benutzerdefinierte Webanwendungen erstellen können.

Die optimale Nutzung von SharePoint erfordert regelmäßige Schulungen der Mitarbeiter und eine kontinuierliche Weiterentwicklung der Plattform basierend auf dem Feedback der Nutzer. Nur wenn die Mitarbeiter die Vorteile der Plattform verstehen und sie intuitiv nutzen können, wird SharePoint sein volles Potenzial als zentrale Zusammenarbeitsplattform und Dokumentenmanagementsystem entfalten.